Privacyverklaring Vecht en IJssel voor sollicitanten, werknemers, vrijwilligers, stagiaires en externe inhuur

1. Inleiding

Vecht en IJssel biedt persoonsgerichte, professionele zorg, behandeling en begeleiding voor kwetsbare ouderen in Utrecht, IJsselstein en de omliggende regio. Vecht en IJssel verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Vecht en IJssel handelt binnen de kaders van de wet en regelgeving.

1.1. Opbouw privacyverklaring

In de inleiding vindt u informatie over Vecht en IJssel als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom we dit doen. Ook wordt uitgelegd voor welke diensten we de gegevens verwerken en waarom we dit mogen doen.

Ook leggen wij uit met welke andere partijen wij gegevens delen en of we gegevens buiten de EU brengen. We laten ook zien hoe lang wij uw gegevens bewaren en welke rechten u heeft als sollicitant, werknemer, vrijwilliger, stagiair en extern ingehuurde van Vecht en IJssel. Tenslotte kunt u lezen hoe u een klacht kunt indienen en/of contact kunt opnemen met Vecht en IJssel.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer.

1.3 Bent u verplicht gegevens aan ons te verstrekken?

U bent verplicht om gegevens aan ons te verstrekken, zodat wij kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de vacature waar u op reageert, om aan onze wettelijke verplichting als werkgever te kunnen voldoen en zodat wij u kunnen inzetten als vrijwilliger, stagiaire of extern ingehuurde.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?

Wij krijgen ook persoonsgegevens van andere partijen zoals deurwaarders, referenties, arbodienst, reïntegratiebureaus en het UWV.

1.5 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Vecht en IJssel is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Van sollicitanten (potentiele werknemers) verwerken wij de volgende gegevens:

- Voor- en achternaam

- Geslacht

- Adres

- Telefoonnummers

- E-mailadres

- Geboortedatum

- Geboorteplaats

- Arbeidsverleden

- Opleidingen

- Hobby’s

Van werknemers verwerken wij ook de volgende gegevens:

- Rekeningnummer.

- Gegevens over een vangnetregeling van het UWV (WW, WAO, WAZ, WIA, WWB, IOAW, IOAZ, WIK of Wajong).

- Verklaring Omtrent Gedrag

- BIG-registratie

- Diploma’s

- Referenties

- Gegevens over uw functioneren.

- Niet medische gegevens bij ziekteverzuim.

- BSN.

Van ingehuurde externen verwerken wij de volgende gegevens:

- Voor- en achternaam.

- Adres

- Telefoonnummer

- Email-adres

- Geboortedatum

- Rekeningnummer

- Arbeidsverleden

- Opleidingen

- Verklaring omtrent gedrag

- Nummer KvK

- BIG-registratie

Van vrijwilligers verwerken wij de volgende gegevens:

- Voor- en achternaam

- Adres

- Telefoonnummers

- E-mailadres

- Geboortedatum

- Rekeningnummer

- Hobbys

- Huidige arbeidssituatie en verleden.

- Verklaring Omtrent Gedrag

Van stagiaires verwerken wij de volgende gegevens:

- Voor en achternaam

- Adres

- Telefoonnummer

- E-mailadres

- Rekeningnummer

- Opleidingen

- BSN

- Verklaring omtrent gedrag

Wij hebben op onze locaties ook videocamera’s voor uw en onze veiligheid.

3. Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens gebruiken wij:

- Om te kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de functie waar u op solliciteert.

- Om u te kunnen beoordelen of u geschikt bent als medewerker.

- Om te kunnen beoordelen of u geschikt bent als vrijwilliger.

- Om u te kunnen inzetten als vrijwilliger.

- Om uw aanmelding als stagiair in behandeling te kunnen nemen.

- Om u in te zetten en begeleiden als stagiair.

- Om eventueel uw vrijwilligers/stagevergoeding te kunnen betalen.

- Om uw salaris te kunnen betalen

- Om onze verplichtingen als goed werkgever/opdrachtgever jegens u na te kunnen komen.

- Om onze verplichtingen in geval van ziekteverzuim en reintegratie te kunnen nakomen.

- Om een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen op te stellen.

- Voor onderzoeksdoeleinden waaronder het uitvoeren van vrijwilligers- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken.

- Voor archivering en statistische doeleinden.

- Voor gerechtelijke procedures.

4. Op basis van welke grondslagen gebruiken wij uw gegevens?

Wij hebben de volgende grondslagen voor het mogen gebruiken van uw gegevens:

- Nakomen van een wettelijke verplichting.

- Nakomen van een overeenkomst.

- Omdat we daar toestemming van u voor hebben gekregen. U kunt uw toestemming altijd intrekken, mits dat niet strijdig is met onze wettelijke verplichtingen als werkgever of vrijwilligersorganisatie.

- Omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dat is het geval bij camerabewaking om diefstal tegen te gaan of om cliënten, huurders, bezoekers, medewerkers en vrijwilligers te beschermen.

Uw bijzondere gegevens (gegevens over uw gezondheid) gebruiken wij omdat:

- Het noodzakelijk is om uw vitale belangen te beschermen. Dat is het geval als u fysiek of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven.

- Voor uw re-integratie of begeleiding in het geval van arbeidsongeschiktheid.

- Calamiteiten– en incidentenonderzoek.

Uw BSN gebruiken wij ten aanzien van de Wet op de loonbelasting en wanneer een bedrijfsarts/ arbodienst/re-integratiebureau wordt ingeschakeld ingeval van arbeidsongeschiktheid (ziekte).

5. Delen we de gegevens met andere partijen?

Voor gewone persoonsgegevens geldt dat we deze alleen aan anderen verstrekken als dat overeenkomt met het doel waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen en als deze verstrekking noodzakelijk is.

We zullen uw (gezondheids)gegevens niet aan anderen verstrekken, tenzij u daar uitdrukkelijke toestemming voor geeft of als we daar wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een bedrijfsarts, re-integratiebureau, UWV of deurwaarder (bij loonbeslagen).

6. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Uw gegevens worden door Vecht en IJssel uitsluitend binnen de EU gehouden.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard of verder verwerkt dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegeven.

De persoonsgegevens van (voormalige) medewerkers worden uiterlijk 2 jaar na het einde van het dienstverband verwijderd, tenzij deze op dat moment nog nodig zijn om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting. Zo worden gegevens omtrent salaris vanwege toepasselijke belastingwetgeving langer bewaard, te weten minimaal 7 jaren.

Voor de persoonsgegevens van vrijwilligers en stagiaires houden wij dezelfde bewaartermijnen als voor werknemers aan.

De persoonsgegevens van sollicitanten worden met de toestemming van de sollicitant maximaal 6 maanden door ons bewaard, tenzij de sollicitant bij ons in dienst treedt. Indien een sollicitant geen toestemming aan ons verleent, zullen de persoonsgegevens van deze sollicitant binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd.

8. Welke rechten heeft u ?

De AVG geeft u een aantal rechten. Deze rechten zijn:

- Het recht om de persoonsgegevens die we van u gebruiken in te zien (recht van inzage);

- Het recht om de persoonsgegevens die wij van u gebruiken aan te passen (recht op rectificatie);

- Het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (recht op vergetelheid);

- Het recht om minder persoonsgegevens te laten gebruiken (recht op beperking van de verwerking);

- Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens (recht van bezwaar);

- Het recht om gegevens over te dragen, zodat u uw gegevens gemakkelijk aan een ander door kunt geven (recht op dataportabiliteit).

U kunt altijd een verzoek indienen om een bepaald recht uit te oefenen. Dat kunt u doen door contact op te nemen met HRM services via: HRM@vechtenijssel.nl of bij de coördinator vrijwilligerswerk van uw locatie.

9. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Vragen of niet tevreden

Indien u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hier uitvoering aan geen of wilt u nadere informatie, dat kunt u contact met ons opnemen. De adresgegevens staan onder punt 10 vermeld. Het is ook mogelijk een e-mail te sturen naar : HRM@vechtenijssel.nl of naar de coördinator vrijwilligerswerk.

Klacht

Vecht en IJssel vindt het belangrijk goed en verantwoordelijk om te gaan met persoonsgegevens van al haar relaties. Wij doen er alles aan om dit na te streven. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent. U kunt dan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als het gaat om het gebruik van uw persoonsgegevens. Dat kan via:

https://autoriteitpersoonsgege...

of door een brief te sturen naar:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

10. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, dan kunt u contact met ons nemen. Ons adres is:

Vecht en IJssel

Hof van Transwijk 16

3526 XB Utrecht

U kunt ons ook bellen: (030) 3033 500 of e-mailen: info@vechtenijssel.nl

Document eigenaar:RvB

Opsteller: Vecht en IJssel

Document datum: November2019

Versie: 1.3